Primeros pasos para configurar adminet

Introducción

En el presente documento se detallan algunas funciones y características que debe conocer para poder configurar los usuarios en ADMINET. 

En la cinta de opciones de la parte superior de ADMINET, encontrará la pestaña, Configuración

Toda la información que se le detallará a continuación hará referencia a las opciones: 
  • Oficinas
  • Roles
  • Usuarios
  • Árbol de usuarios
Con el fin de facilitarle la comprensión de cada una de las opciones que vamos a tratar, las hemos recogido en diferentes apartados bien diferenciados.

La siguiente imagen le muestra donde se encuentra la pestaña Configuración y las diferentes opciones relativas al presente documento.

Oficinas y departamentos

ADMINET, está diseñado para poder administrar múltiples oficinas y departamentos desde el mismo entorno de trabajo, de manera que si usted posee varias oficinas en diferentes ubicaciones físicas, puede acceder a la información que desee desde cualquier lugar del mundo. (Sólo versión Cloud).

Entendemos la necesidad de una correcta organización y distribución de los empleados dentro de la organización y es por ello que ADMINET se ha diseñado para que usted pueda organizar sus departamentos dentro del entorno de trabajo de ADMINET. (Todas las ediciones)

Le animamos a que acceda al botón Oficinas  y que reajuste la configuración de inicio según sus necesidades. La siguiente pantalla corresponde a la configuración de las Oficinas.

Por defecto, ADMINET cuando se instala, crea la oficina ADMINISTRADOR. Usted puede hacer doble click sobre el nombre de la oficina y renombrarla  para adaptarla al nombre de su despacho según sus necesidades. 

Por ejemplo, si usted posee diferentes oficinas en su localidad, puede dar nombre a cada una de ellas con la dirección física de las mismas. Si usted posee diferentes oficinas repartidas en el territorio español, podría dar nombre a sus oficinas con el nombre de la localidad. 

Para crear una nueva oficina solo debe hacer click en NuevoAccederá a la siguiente pantalla en la que también podrá definir los Departamentos de su oficina, así como los servicios que ofrece en cada una de ellas, incluso los  importes predefinidos para cada uno de sus servicios. Cuando finalice, pulse el botón Guardar y cerrar.

Roles

Antes de comenzar y para que entendamos de que se trata esta función,  veamos la definición de los roles.
  • Un rol es una configuración de permisos definidos para toda la aplicación de adminet. 
  • Uno o diversos roles pueden ser asignados a usuarios concretos. 
  • La posibilidad de un usuario de acceder a datos u opciones del programa vendrá definida por la suma de los permisos definidos en los roles que se le asignen.
Aclarada la definición, debe saber que ADMINET tiene configurados por defecto en su instalación inicial 5 Roles de trabajo. Cada uno de estos roles puede ser renombrado, reajustado e incluso puede eliminarlo si lo desea, a excepción del rol ADMIN. También puede crear sus propios roles y definir los permisos según sus necesidades.

Si desea crear un rol , haga click en NuevoSi desea modificar un rol , haga doble click sobre él. Defina el nombre del rol y establezca los permisos que desee. No olvide pulsar en Guardar y cerrar al terminar.

El usuario ADMINISTRADOR está adscrito por defecto al rol de trabajo ADMIN.

Todos los usuarios que estén adscritos a un rol específico, gozarán de los mismos permisos y habilidades de trabajo, por lo tanto a la hora de configurarlos, debe prestar especial atención a las funciones que desempeñarán sus empleados y asignarles el rol que más se ajuste a sus funciones.

Las siguientes imágenes le muestran una lista de los Roles que están configurados en ADMINET y la lista de permisos del rol que haya seleccionado. Una vez haya asignado a los usuarios su rol de trabajo, en la pestaña Usuarios adscritos, podrá ver  una lista detallada  de todos los usuarios que trabajan con el rol seleccionado.


Usuarios

Los usuarios son esenciales para una óptima organización del trabajo. Aconsejamos que cada persona física disponga de un usuario único y de uso exclusivo.

La imagen que se muestra a continuación corresponde a la pantalla de gestión de usuarios de ADMINET.

ADMINET tiene configurado por defecto en la instalación inicial dos usuarios, el usuario ADMINISTRADOR y un usuario de ejemplo denominado Oficial PH.

El usuario ADMINISTRADOR no es un usuario de trabajo y por tanto no debe utilizarse para ese fin. Sólo debe utilizarse para llevar a cabo funciones específicas que sólo están habilitadas en este usuario. 

Una vez ADMINET está completamente configurado, realiza trabajos internos de control de alertas programadas. Cuando ADMINET reaccione a alguna alerta programada, le enviará a usted o a los usuarios que usted haya configurado, un comunicado con el detalle de la misma. Dichos comunicados se recibirán siempre del usuario ADMINISTRADOR

Para crear un nuevo usuario de ADMINET, haga click en NuevoSi desea modificar un usuario existente, haga doble click sobre él. En ambos casos se abrirá una ventana de configuración como la que verá a continuación.

Como la configuración de los usuarios abarca diferentes funcionalidades, le recomendamos que primero dé de alta todos los usuarios que necesite. De este modo le será más simple y organizada su configuración. Una vez creados, podrá continuar con su configuración de manera personalizada.

Creación de usuarios

Lo primero que debe hacer es introducir los datos del nuevo usuario. Le recomendamos que utilice los nombres y apellidos de sus empleados para poder diferenciarlos con claridad.

Asigne también un nombre de usuario, este nombre o alias, es lo que los usuarios deben introducir para poder acceder a la aplicación. Tenga presente que no pueden existir dos usuarios que compartan el mismo alias o nombre de usuario. Tome consciencia de que la ventana de control de acceso distingue acentos, por lo que le recomendamos que no los utilice en el nombre de usuario. (Vea el ejemplo que le proponemos más adelante).

Asigne también una contraseña de acceso. 
  • Si usted tiene contratado el servicio Cloud, por motivos de seguridad, la contraseña debe contener 6 caracteres o más, entre los cuales debe incluirse, como mínimo, una mayúscula, una minúscula y un número.
  • Si usted tiene contratado ADMINET, instalado localmente en su servidor, no se aplica la regla anterior, aunque le recomendamos su uso.
Seleccione el idioma del usuario. ADMINET está desarrollado en Castellano y en Catalán, por lo que el entorno de trabajo se adapta a la lengua con la que su empleado se sienta más cómodo.
Por último indique si desea o no que ese usuario pueda acceder a la aplicación desde smartphones o tablets. Esta funcionalidad sólo será operativa si su adminet está en versión cloud.

Veamos un ejemplo:

En su despacho tiene empleados con el mismo nombre, como puede ser Carlos López y Carlos García
Crearíamos un usuario a nombre de Carlos López y su nombre usuario será lopez. A continuación crearíamos un usuario a nombre de Carlos García y su nombre de usuario será garcia.

Tras la creación de los usuarios, es momento de configurar de manera individual cada uno de ellos.

Fíjese en la parte inferior de la ventana de configuración de los usuarios. Verá que hay distintas pestañas:
  • Aplicación y roles
  • Calendarios
  • Formas de contactar
  • Direcciones postales
  • Cuentas de correo
  • Acceso a oficinas
Las trataremos individualmente a continuación.

Aplicación y roles

En la columna de la izquierda usted puede limitar el acceso de los usuarios a las diferentes aplicaciones del programa. Su ADMINET le mostrará una lista de las aplicaciones a las que en general tendrá acceso, en función de los servicios que tenga contratados. Tenga presente que al menos debe haber una aplicación activada para cada usuario.

Para cada uno de los usuarios que haya creado, debe activar la casilla del módulo al que desea dar acceso.

En la columna derecha, active la casilla del rol de trabajo al que desea adscribir el usuario que está editando.

Los roles son acumulativos, por lo que un usuario puede estar adscrito a más de un rol simultáneamente. El único caso en el que no tiene sentido la acumulación de permisos es cuando el usuario ya está adscrito al rol ADMIN, ya que este rol, no tiene ningún tipo de limitación. El usuario debe estar adscrito al menos a un rol para poder hacer uso de las aplicaciones.

Calendarios

El calendario representa una de las herramientas más potentes que incorpora ADMINET para facilitarle su día a día y es por ello que también le animamos a utilizarlo.

Puede crearse citas a usted mismo o a un compañero de su organización, a partir de una cita manual, o desde una incidencia. De este modo, cada vez que abra una cita, accederá a la ficha de la incidencia, facilitándole todos los datos de contacto y comunicaciones relacionadas.

También puede crear recordatorios para que el sistema le avise de la proximidad de una cita concertada.

En la siguiente ventana, puede usted otorgar o restringir permisos para que el usuario que está editando pueda ver y/o modificar los calendarios de los demás usuarios de ADMINET.

Formas de contactar

En esta ventana puede introducir la información de sus empleados, como por ejemplo, sus números de teléfono, cuentas de correo personales o cualquier información que considere que le pueda ser útil tener almacenada. Siga los pasos del asistente que le aparece en la siguiente imagen y complete la ficha de los usuarios.

Direcciones postales

Puede introducir hasta 3 direcciones postales para cada usuario.

Cuentas de correo

ADMINET contempla de dos vías completamente independientes de comunicación, Interna y Externa.
Entendemos como comunicación Interna, cualquier comunicado que se envíe o reciba exclusivamente dentro de la organización, es decir, entre los usuarios de ADMINET. Todos los usuarios activos de ADMINET pueden comunicarse entre ellos de manera prácticamente inmediata y sin la necesidad de tener ninguna cuenta de correo configurada. Del mismo modo, ADMINET puede comunicarse y enviar notificaciones o avisos a cualquier usuario del sistema, aunque no existan unas cuentas de correo configuradas.

Entendemos como comunicación Externa, cualquier comunicado que se envíe o se reciba y que tenga como destinatario o remitente una cuenta de correo electrónico. Este tipo de comunicados se procesan en el servidor de ADMINET con una periodicidad de 5 minutos. El servidor de ADMINET conectará con su proveedor de correo electrónico y realizará las peticiones de envío/recepción. En su bandeja de comunicados activos se descargarán los correos entrantes desde su servidor y al mismo tiempo verá procesados los comunicados que ha enviado desde la bandeja de comunicados enviados.

Para el buen funcionamiento de las comunicaciones externas, las cuentas de correo deben estar correctamente configuradas y no debe existir bloqueo alguno producido por ningún tipo de sistema de protección, como puede ser antivirus y cortafuegos, tanto en la red donde se encuentre el servidor de ADMINET como en la red de su proveedor de correo.

En la siguiente imagen podrá ver las cuentas de correo que el usuario tenga configuradas. Un usuario puede tener configuradas más de una cuenta de correo. Sin embargo no se recomienda que una misma cuenta de correo, sea utilizada por más de un usuario.

Si desea dar de alta una cuenta de correo haga click derecho en cualquier espacio en blanco y seleccione Nueva cuenta.  Si desea modificar la configuración de una cuenta de correo ya existente, haga doble click sobre ella.

Le recordamos que ADMINET, actualmente NO es compatible con configuraciones IMAP.

La siguiente imagen corresponde a la ventana de configuración del Correo entrante  de su cuenta de correo electrónico.

Rellene la ficha de configuración con la información que le haya facilitado su proveedor de correo. Al finalizar, pulse el botón Probar conexión. Si la conexión ha sido satisfactoria, haga click en Aceptar  y guarde los cambios en la ficha del usuario. En caso de error, revise su configuración e inténtelo de nuevo.

Preste especial atención a la configuración de Seguridad y AutenticaciónSi tiene alguna duda sobre esta configuración debe contactar con su proveedor de correo.

La siguiente imagen corresponde a la ventana de configuración del Correo saliente  de su cuenta de correo electrónico.

Rellene la ficha de configuración con la información que le haya facilitado su proveedor de correo. Al finalizar, pulse el botón Probar conexión. Si la conexión ha sido satisfactoria, haga click en Aceptar y guarde los cambios en la ficha del usuario. En caso de error, revise su configuración e inténtelo de nuevo.

Preste especial atención a la configuración de Seguridad y AutenticaciónSi tiene alguna duda sobre esta configuración debe contactar con su proveedor de correo.

Acceso oficinas

Como hemos comentado al inicio de este documento, ADMINET, está diseñado para poder administrar múltiples oficinas. Desde la siguiente ventana, puede limitar el acceso de los usuarios a las diferentes oficinas de su organización. Marque o desmarque los permisos que desee conceder al usuario que está modificando.


Acceso comunidades

En este apartado, una vez haya dado de alta las comunidades que administra podrá determinar a qué comunidades tiene acceso cada uno de los usuarios.
Se muestran las comunidades que pertenecen a las oficinas que tenga activadas el usuario en la pestaña anterior (Acceso oficinas).  Por defecto todas las comunidades de la lista aparecen todas activadas. Se deberán desactivar aquellas a las que no se desee que ese usuario tenga acceso.

En la parte inferior de la lista de comunidades tiene los botones Marcar todosDesmarcar todos y la opción de filtro de la lista de comunidades para que se muestren Sólo a las que tiene accesoSólo a las que no tiene acceso o Todas.

Si desea obtener más información sobre estas restricciones, haga clic aquí.

Botón Informe de acceso a comunidades y macrocomunidades

Este botón que se encuentra en la lista de usuarios, permite obtener un informe con las comunidades a las que tiene acceso cada uno de los usuarios.

El árbol de usuarios

El árbol de usuarios es la herramienta responsable de la organización interna de ADMINET. Esta herramienta se utiliza para asignar en el sistema la ubicación de los usuarios en los diferentes departamentos. 

Cuando creamos un usuario, establecemos permisos, credenciales, roles y funciones, pero este punto es el más importante de todos y consiste en indicarle al sistema qué posición ocupan cada uno de ellos dentro de su organización.

En la siguiente imagen podrá ver dos bloques completamente diferenciados.

En la parte izquierda y empezando desde la parte superior, su empresa. Observe como están distribuidos jerárquicamente tanto sus oficinas como los departamentos que las componen. En la parte derecha, una lista con todos los usuarios que usted ha dado de alta en el sistema.

Para la Activación de los usuarios, sólo tenemos que arrastrar los usuarios desde la columna de la derecha, hasta la Oficina y Departamento al que corresponden en la columna de la izquierda.

Un usuario puede pertenecer a múltiples departamentos y a múltiples oficinas simultáneamente.

Si algún usuario tiene configuradas más de una cuenta de correo, en esta ventana puede seleccionar cuál es la cuenta principal.

Cuando haya finalizado de asignar sus usuarios pulse Guardar y cerrarLos usuarios ya están activados y ya se encuentran 100% operativos.

Configuración personal

La pestaña Configuración personal se ubica en la cinta de opciones de ADMINET.

Cuando se accede a esta pestaña se visualizan y modifican única y exclusivamente las características de trabajo del usuario con el que se accede. Si se quiere aplicar el mismo cambio a diversos usuarios deberá accederse a adminet con el login y password de cada uno de ellos y aplicar los cambios deseados.

Desde aquí los usuarios podrán:
  • Cambiar el idioma del programa para adaptarlo a sus necesidades.
  • Crear firmas personalizadas para sus comunicados, ayudándose del editor de texto incorporado.
  • Cambiar sus claves de acceso al programa.

  • Restaurar la configuración de las pantallas a su estado original.

  • Consultar las cuentas de correo electrónicas descartadas (SPAM).

  • Seleccionar un estilo visual de trabajo para ADMINET.

El estilo por defecto de ADMINET es Office 2010 Silver. Si usando el programa detecta que algunos textos o grupos de datos no se ven completos, cambie la configuración personal y escoja este estilo.