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Regularización de saldos con terceros

Introducción

A efectos económicos, se pueden administrar las comunidades de dos formas distintas.
  1. Cobrando y pagando desde cuentas bancarias del administrador.
  2. Cobrando y pagando desde la cuentas bancarias propia de la comunidad.
En el primer caso, el administrador ingresa las domiciliaciones de recibos en su cuenta bancaria, usando estos fondos para efectuar el pago por cuenta de sus administrados. El saldo de las liquidaciones refleja el dinero que guarda el administrador a comunidades.

En el segundo caso, el administrador ingresa las domiciliaciones de recibos en la cuenta bancaria de comunidades. Los pagos también se encuentran, por lo general domiciliados en esas cuentas. No obstante, con cierta frecuencia el administrador cobra algún recibo en metálico o por ingreso en su cuenta. También es frecuente que pague de su bolsillo (en metálico, por transferencia, o cheque) algún gasto correspondiente a comunidades que se administran con su propia cuenta bancaria. En este caso, es necesario que el administrador ingrese en la cuenta de comunidad el importe de los recibos cobrados y que le retire el importe de las facturas pagadas.

Para facilitar este trabajo, adminet incorpora el procedimiento de regularización de saldos con terceros.

Qué hace exactamente la regularización

La regularización de saldos con terceros localiza:
  • Los cobros de recibos efectuados por caja o banco del administrador y cuya comunidad se administra con cuenta bancaria propia.
  • Los pagos realizados por caja o banco del administrador y cuya comunidad se administra con cuenta bancaria propia.
Además de facilitar un informe al usuario con toda esta información, genera ordenes bancarias para:
  • Ingresar en la cuenta de comunidades los recibos cobrados.
  • Cobrar de la cuenta de comunidades los pagos realizados.
El ingreso en la cuenta de  comunidades se efectuará siempre por transferencia bancaria. En cambio, el cobro de los pagos realizados se permitirá efectuarlo o bien mediante órdenes de transferencia de comunidad al administrador, o bien mediante un fichero de adeudos directos SEPA.

Proceso

Se accede a la regularización a través de la opción Regularizaciones saldos con terceros del apartado Contabilidad.

Para iniciar una nueva regularización se debe hacer clic en el botón Nueva regularización. Se abre el asistente.

Se deben indicar los siguientes datos:

Cuenta bancaria: Debe consignarse la cuenta del administrador que se desea utilizar.
Cobrar deudas de terceros con el administrador por: Se ofrecen 2 opciones:
  • Adeudo directo en la cuenta del administrador. Se creará un fichero de adeudos directos SEPA para ingresar en la cuenta del administrador y cobrar por domiciliación bancaria a comunidades. Se generará un adeudo por cada pago que se deba regularizar.
  • Transferencia desde las cuentas de las comunidadesSe creará un fichero de transferencias SEPA para cargar en la cuenta de cada comunidad. Para todas ellas la cuenta destinataria de las transferencias será la que se haya indicado en la casilla Cuenta bancaria y cuyo titular es el administrador. Se generará una transferencia por cada cobro que se deba regularizar.
Fecha transferencia/domiciliación: Debe indicar la fecha en que se van a procesar las operaciones bancarias.
Carpeta para archivos de transferencias/domiciliaciones de regularización: Ruta donde desea guardar los archivos SEPA que posteriormente deberá remitir a las entidades financieras.

La siguiente ventana localiza y muestra los cobros y pagos que se deben regularizar, permitiendo desmarcar aquellos que no desee todavía regularizar.

Las siguientes ventanas muestran las domiciliaciones y las transferencias a realizar, clasificándolas por cuenta.

En la última de las ventanas, se dispone de un botón Ver informe que permite obtener un listado de los adeudos y transferencias que se van a realizar.

El botón Finalizar genera los archivos SEPA, clasificándolos en carpetas diferentes para domiciliaciones y transferencias.

El proceso de regularización, también marca los cobros pagos como regularizados y crea los apuntes correspondientes en las cuentas bancarias del administrador y comunidades que intervienen, para su posterior punteo a través de los extractos de norma 43.

En la lista de regularizaciones se puede consultar el contenido de las regularizaciones ya realizadas. Además se puede consultar e imprimir el informe de regularización.

Asientos contables realizados por la regularización

El proceso de regularización realiza un asiento contable por cada movimiento que se debe regularizar. Este asiento consiste en un ingreso o reintegro de la cuenta bancaria, teniendo como contrapartida la cuenta de fondos con la que esté relacionado el recibo o factura a regularizar.

Como que las liquidaciones de comunidad o arrendador que se administran con cuenta propia no disponen de cuenta contable propia, utilizan las cuentas especificadas en la ficha sección Enlace contable de Datos empresa.

Si el cobro de un recibo supuso: 
            un debe en una cuenta de tesorería (banco o caja) y un haber en la cuenta de fondos informada en Datos empresa
al regularizarlo, se genera:
            un haber en la cuenta de tesorería (banco) y un debe en la cuenta de fondos informada en Datos empresa.

Si el pago de una factura o gasto por cuenta de una comunidad o arrendador supuso:
            un haber en una cuenta de tesorería (banco o caja) y un debe en la cuenta de fondos informada en Datos empresa
al regularizarlo, se genera:
            un debe en la cuenta de tesorería (banco) y un haber en la cuenta de fondos informada en Datos empresa.

Importante

En el caso de que un adeudo directo SEPA sea devuelto por la entidad bancaria, no podrá ser procesado a través del botón Devolución masiva de domiciliaciones. En el caso excepcional de que se produzca alguna, deberá procesarse desde el extracto bancario (Norma 43).