Contabilidad‎ > ‎

Proceso "Identificar facturas"

Introducción

El proceso de identificación de facturas permite facilitar y simplificar la gestión de facturas recibidas (en formato pdf) de industriales y proveedores, permitiendo:
  • Asociarla el documento a una factura ya registrada (en comunidad, arrendador o administrador) tanto si está pagada como si está pendiente.
  • Informar de una nueva factura a partir de la vista del documento.
Las facturas que se van a procesar pueden ser cargadas en adminet de dos formas distintas:
  • Automáticamente. A partir del correo electrónico remitido por el industrial. Es necesario que éste remita las facturas, en formato pdf, a una cuenta de correo específica, que se encuentre informada en adminet como email para recepción de facturas
  • Manualmente. Puede guardar las facturas recibidas en una carpeta y cargarlas en adminet a través del botón Importar carpeta.

Cómo poner en marcha la identificación a partir de las facturas remitidas por correo electrónico

Establecer cuentas para recepción de facturas

Se debe establecer por lo menos una cuenta que únicamente se destine a la recepción de facturas. También puede tener una cuenta distinta por cada departamento (comunidades, alquileres, contabilidad...) o incluso por cada oficial, para que cada uno de ellos se responsabilice de las facturas que le llegan.

Configurar las cuentas receptoras de facturas en el servidor de adminet

Desde la opción Configuración->Configuración del servidor->emails para recepción de facturas puede escoger las cuentas de correo que serán las receptoras de facturas de proveedores e industriales.

En la ventana, se muestran las cuentas de correo vinculadas a todos los usuarios de adminet. Marque las que haya elegido como buzón de recepción de facturas. Puede ser más de una.

Por defecto, las facturas estarán disponibles para ser identificadas por el usuario vinculado a esa cuenta de correo. No obstante, en esa misma ventana puede otorgar permisos a otros usuarios para identificar las facturas recibidas desde esa cuenta.

Además, en la ficha de los usuarios, puede también asignar permiso a un usuario para identificar facturas pertenecientes a otro usuario. Sirve para las facturas introducidas mediante el botón Importar documentos.

Reclamar a industriales y proveedores el envío de facturas a las cuentas establecidas

Informar a los industriales y proveedores que deben remitir sus facturas, en formato pdf, a esa cuenta de correo y que a esa cuenta no deben remitir ningún tipo de correo que no contengan facturas.

Tener informada en cada industrial la cuenta desde la que remite las facturas

Tener correctamente informadas en las fichas de los industriales y proveedores las cuentas de correo desde las que remiten sus facturas.

Descarga de facturas desde comunicados

Automática, al descargar el correo del servidor

Cuando adminet descargue correos de las cuentas marcadas como receptoras de facturas, comprobará si la cuenta de correo del remitente corresponde a algún industrial o proveedorSi es así:
  • Guardará el documento o documentos pdf adjuntos en la carpeta de facturas para identificar, vinculándolos al industrial que lo ha remitido.
  • Creará el comunicado en la bandeja de entrada del destinatario, activando el icono que identifica que ha descargado facturas.

Si la cuenta de correo del remitente no está informada en la ficha de ningún industrial, se creará el comunicado con sus documentos adjuntos, pero no guardará el documento en la carpeta de facturas para identificar. En este caso deberá usar la opción de descarga manual, explicada a continuación.

Manual, desde comunicados recibidos

En el caso de que no tenga la cuenta de correo remitente registrada en la ficha de ningún industrial o bien la cuenta que ha recibido el correo no se encuentra marcada como receptora de facturas, el comunicado se descargará del servidor, con sus archivos pdf adjuntos, pero no se guardará la factura en Identificación de facturas. Si quiere identificarla, deberá hacerlo manualmente.

Abra el correo y localice los documentos adjuntos correspondientes a las facturas.

Haga clic derecho sobre cada uno de los documentos y escoja Crear nueva factura sin identificar.

Se mostrará una ventana que solicitará el industrial.

Seleccione el industrial y responda .

La factura será guardada en la carpeta de facturas sin identificar, vinculada al industrial que usted ha escogido. A continuación, se le ofrece la posibilidad de abrir el proceso de identificación de facturas.

Si responde que sí, se abrirá el proceso de identificación de facturas para que las pueda vincular.

Repita el proceso con todas las facturas que contenga el correo. 

Observaciones sobre los comunicados con documentos vinculados a la identificación de facturas

El comunicado que contiene documentos pdf vinculados a la identificación de facturas, lo informa en la columna de características del comunicado.

Si intenta cargar por segunda vez un documento en la carpeta de facturas sin identificar, el programa lo detectará y le mostrará este mensaje.

Descarga de facturas importando documentos

El botón Importar documentos se encuentra en dentro del proceso Identificar facturas.

Le permite cargar un volumen grande de documentos pdf, vinculándolos al industrial que usted le indique. Primero debe buscar y escoger los documentos...

Y a continuación, debe indicar el industrial al que pertenecen.

Automáticamente los documentos son importados. 


Puede comprobar el destinatario de la factura, el importe, el número y su fecha de emisión, para localizarla. 

Proceso "Identificar facturas"

Inicio del proceso

Haga clic en la opción Identificar facturas del menú Procesos.

Se abre la siguiente ventana:

Si ya tiene facturas pendientes de identificar, se muestran en la parte izquierda de la ventana, posicionándose en la primera. En la parte derecha se muestran los registros de factura correspondientes al industrial emisor de la factura seleccionada en la parte izquierda. 

Vincular factura

Haciendo doble clic sobre una factura de la parte derecha, vinculará el documento a esa factura. También puede vincularla marcando la línea en la parte derecha y haciendo clic en el botón Asociar documento a factura.

Antes de vincular la factura, le muestra una ventana en la que puede introducir o corregir el número de factura, su fecha de expedición y su fecha de contabilización.

Una vez procesada, la ventana muestra la factura siguiente.

Añadir factura nueva

Si el documento corresponde a una factura que no está todavía introducida, puede hacer clic en el botón Nueva factura a partir de  documento para añadirla en ese mismo momento.

Opciones sobre documentos

Desplazamiento por los documentos

En la parte superior encontrará botones para desplazarse entre los documentos pendientes de identificar.

Si tiene por identificar documentos de más de un industrial, con el botón Posicionarse en el industrial puede escoger el industrial a procesar.

Asignar la factura a otro industrial

Si al cargar la importar la factura, la ha asignado a un industrial equivocado, puede cambiarlo haciendo clic en el botón Industrial y escogiendo Asignar otro industrial.

Eliminar documento

Si ha importado un documento que no corresponde a una factura o que no debe identificarse, cuando lo tenga en la ventana de asignación, haga clic en el botón Eliminar documento.

Opciones sobre registros de factura

Abrir el registro de la factura

Marcando una factura y haciendo clic en el botón Abrir factura se muestra la ficha de la factura. Se podrá modificar, dependiendo de los permisos del usuario y de las características de la factura.

Filtrar tipos de factura

Con el selector de tipos de factura puede escoger qué registros de factura mostrar (comunidades, arrendadores y/o administrador).

Panel de búsqueda

El panel de búsqueda le permitirá localizar fácilmente una factura por su importe, número de factura, destinatario...