Cómo registrar facturas con provisiones de fondos (abogados, procuradores)

En muchas ocasiones, las facturas remitidas por procuradores o abogados son de una complejidad superior a la del resto de industriales. Sobretodo por la frecuencia con que se les anticipan fondos para las gestiones que realizan.

A continuación, le mostramos un ejemplo de una de estas facturas y la mejor forma de gestionar su registro y su pago.

Analizando el cuerpo de la factura, se pueden ver datos muy diferenciados.

La contabilización debe realizarse a medida que suceden los hechos. En este caso, se realiza una primera entrega de dinero al industrial de 236,55€. Supongamos que se entregó dinero efectivo. Se registrará desde el extracto bancario o desde movimientos de caja. En las siguientes imágenes veremos el pago desde movimientos de caja, vinculándolo a una comunidad. 

Se procesa como Factura o abono. Aunque no dispongamos todavía del documento, sabemos que existirá y que lo recibiremos. El programa muestra la lista de facturas pendientes de pago. Como todavía no está registrada, se hace clic en Nuevo.

En el asistente de nueva factura, se identifica al industrial.

Se escoge la comunidad y la liquidación dónde cargarla.

Como que en este primer paso vamos a pagar una provisión de fondos y no sabemos cuál será el importe final de la factura, la registramos del siguiente modo:
  • En la ventana de importes no indicamos base imponible. 
  • Ponemos los porcentajes de IVA e IRPF a cero. 
  • En la casilla Importe exento indicamos el importe pagado más un céntimo. En nuestro ejemplo pagamos 236,55€ y ponemos en Importe exento 235,56€. De este modo, tras el pago, la factura quedará parcialmente pagada.

En la ventana de conceptos se indicará el concepto del gasto.

En la ventana de forma de pago, escogemos 2 vencimientos. En el primero indicamos el importe pagado. Al segundo vencimiento le asignamos manualmente una fecha muy avanzada (en el ejemplo, un año después) y un importe de 0,01€, para que cuadre con el importe de la factura introducido anteriormente.

La factura queda registrada y disponible para seleccionarla. se selecciona para su pago.

Como que la factura tiene dos vencimientos, los muestra para escoger cuál se quiere pagar. Se escoge el de 236,55€.

Se finaliza el pago por caja.

La factura ha quedado como parcialmente pagada.

De sus dos vencimientos el primer consta como pagado.

Y en cobros pagos queda registrado el pago al industrial.

Posteriormente, cuando llega la factura definitiva, se registra por su importe real, sin tener en cuenta las provisiones de fondos realizadas.

Y se registra la base imponible, IVA, IRPF e importe exento informados en la factura. Además se ajusta la fecha y el importe del vencimiento pendiente de pago.

Tras esto ya se puede pagar el último vencimiento. La factura ha quedado correctamente registrada.

Si ya había realizado el pago a cuenta antes de dar de alta la factura, puede proceder del siguiente modo:
  • Registrar un cobro por el importe del pago a cuenta, en la misma fecha en que se realizó. 
  • Registrar un nuevo pago a cuenta, en la misma fecha, creando la factura en este momento, tal y como explica este documento.
De este modo, los dos movimientos recién introducidos se compensan entre sí a efectos de liquidación, pero podemos disponer de la factura con su pago a cuenta.