Proceso de enlace contable del administrador


Introducción

Adminet guarda información de todas las operaciones económicas  que se registran, de forma que se puede realizar una exportación de esas operaciones a la contabilidad.

Actualmente está disponible el enlace contable con los siguientes programas:  Adminis, Contaplus, Sage 50C, Sage 200C, A3, A3CON.

Si usted utiliza otro programa contable, contacte con nuestro Servicio de Atención al Cliente y exponga su caso.

La información que se exporta desde adminet consiste en:
  • Las facturas de venta a comunidades y/o otros clientes.
  • Las facturas de compra a proveedores y/o acreedores.
  • Todo tipo de movimientos bancarios (remesas, devoluciones, pagos y cobros por cuenta de las comunidades, cobros y pagos propios, transferencias, traspasos…).
  • Todo tipo de movimientos de caja (cobros de recibos, pagos y cobros por cuenta de las comunidades, cobros y pagos propios, traspasos…).
  • Los movimientos económicos de fondos de terceros en poder del administrador.
Para exportar la información de adminet, se debe activar y configurar esta funcionalidad en la ficha de Datos empresa. Si se encuentra activo el enlace contable, todas las pantallas y procesos de adminet solicitarán la información contable necesaria para elaborar los asientos. En caso contrario, adminet no solicita ningún tipo de información contable.

Para componer los asientos es necesario que adminet conozca los números de cuenta contable asociado a cada cliente, proveedor, comunidad, concepto de gasto, de facturación, de IVA, de IRPF… En cada una de esas fichas se puede ver y editar la cuenta contable. El botón Plan Contable dispone de una vista global para facilitar la introducción, revisión e impresión de las cuentas asociadas a cada ficha de adminet.  

Cada vez que lo  desee, puede realizar un enlace contable, para obtener un fichero con los asientos que todavía no se han exportado, en el formato definido por la contabilidad escogida. Tras generar el fichero, esas operaciones quedan marcadas como enlazadas para no volverse a exportar.

Desde la contabilidad que se haya escogido, se leerá y procesará el fichero creado desde adminet y los asientos serán incorporados al programa.

Activación

Para activar el enlace contable, vaya a la opción de menú Configuración y haga clic en el botón Datos empresa. En la ventana que se abre, vaya a la sección Enlace contable y active la casilla Se realiza enlace contable. Cumplimente los demás datos de la ventana. 

Programa contableEscoja el programa contable con el que quiere enlazar las operaciones realizadas con adminet. Dependiendo de la contabilidad seleccionada, la parte derecha de la ventana solicitará los parámetros necesarios para configurar el enlace contable. 

Fecha inicio contabilidad: Indique la fecha a partir de la cual desea llevar los datos a su contabilidad. Adminet sólo exportará datos registrados a partir de la fecha que indique en esta casilla. Supongamos que usted ha estado registrando manualmente los asientos en su contabilidad hasta el 31/03/2017 y desea que adminet exporte los datos a partir del 01/04/2017. Esa es la fecha que deberá indicar en esta casilla. Si la casilla se deja vacía, adminet exportará todas las operaciones que se realicen, independientemente de su fecha.

En el caso de que haya realizado una migración de datos desde adminis u otro programa, los datos migrados se consideran ya enlazados contablemente y no son incluidos en nuevos enlaces, aunque su fecha sea posterior a la Fecha inicio contabilidad.

Longitud cuenta contable: Indique el número de dígitos que tienen en su contabilidad las cuentas sobre las que se registran los asientos. 

Cuenta contable anticipos de recibos: Debe indicar la cuenta de su contabilidad en la que se debe abonar el dinero pagado por los copropietarios como pago anticipado de recibos que todavía no se han emitido. 

Cuenta contable para registrar los cobros y pagos de comunidades con cuenta propia realizados por caja o por cuenta del administrador: Debe indicar la cuenta de su contabilidad en la que se deben registrar los pagos y cobros realizados desde cuentas del administrador (caja o bancos) por cuenta de comunidades que tienen cuenta bancaria propia. 

Para los parámetros específicos de cada contabilidad, haga clic en el nombre del programa que se relaciona a continuación. Adminis, Contaplus, Sage 50C, Sage 200C, A3, A3CON.

Además de los datos introducidos en esta ventana, la activación del enlace contable, requiere que se cumplimenten otros datos de la ficha de Datos empresa que son:

Sección Cuentas bancarias: Para cada cuenta bancaria debe indicar:
  • Cuenta contable (banco): En ella se registrarán los apuntes corrientes del banco. Normalmente corresponderá al grupo 5720.
  • Cuenta contable (descuento): Corresponde a una cuenta del grupo 5208. En ella se cargarán las remesas llevadas al descuento hasta su fecha de vencimiento, en que serán abonadas con cargo a la cuenta indicada en Cuenta contable (banco). Si no va a realizar remesas al descuento, puede indicar en esta casilla la misma cuenta del grupo 5720 que haya puesto en Cuenta contable (banco).

Cuando active la casilla Enlace contable, debe reiniciar adminet en todos los ordenadores, para que se cargue la nueva configuración.

Definición de cuentas

Las cuentas contables en adminet pueden indicarse de dos formas diferentes:

  1. A través del botón Plan contable que se encuentra en el menú Configuración.
  2. Dentro de cada una de las fichas de adminet en las que se solicita una cuenta contable.

Configuración / Plan contable

Acceda al menú Configuración y haga clic en el botón Plan contable.

La ventana muestra el plan de cuentas agrupado por tipos de cuenta. Vaya indicando las cuentas correspondientes a cada línea. Puede guardarse la información sin necesidad de introducir todas las cuentas, pero no se permitirá realizar un enlace contable mientras haya cuentas sin informar. 

Esta ventana le permitirá ver de forma fácil si queda alguna cuenta pendiente de informar. El programa le mostrará con el texto en rojo aquellas descripciones cuya cuenta no esté informada o cuya longitud en dígitos no coincida con la informada en la sección Enlace contable de Datos Empresa.

Asignación de cuentas en fichas y tablas

En todas las fichas en que sea necesario indicar una cuenta contable, adminet se lo solicitará. Por ejemplo, en la ficha de la comunidad: 
  • en el apartado Datos generales de la ficha de la comunidad se solicita la cuenta de la comunidad como cliente del despacho. 
  • en el apartado estructura de liquidación, si la comunidad se administra con cuenta de administrador, se solicita la cuenta contable de fondos de terceros. 
En algunas tablas de datos básicos, como por ejemplo Tipos de IVA o Tipos de IRPF, se debe indicar también sus correspondencias con la contabilidad.

Enlace contable

El enlace contable consiste en dos procesos muy simples. 
  • El primero es la creación desde adminet de uno o varios archivos de asientos, en el formato definido por el programa contable receptor.
  • El segundo, la importación de esos archivos desde el programa de contabilidad escogido.
Para crear los archivos de asientos, vaya al menú Procesos y haga clic en el botón Realizar enlace contable

Se abre un asistente para guiarle en la ejecución del proceso. En la ventana muestra el programa contable que está configurado en Datos empresa. No se permite cambiar.

Haga clic en el nombre del programa que se relaciona a continuación para ver la ventana del asistente. Adminis, Contaplus, Sage 50C, Sage 200C, A3, A3CON.

Cuando haga clic en Siguiente, adminet comprobará que todas las cuentas definidas en su plan contable cumplan las normas de adminet. A continuación exportará las operaciones que no se hayan exportado antes y cuya fecha esté comprendida entre los valores Fecha inicio y Fecha hasta. El resultado de la exportación consistirá en ficheros que guardará en la carpeta que usted haya indicado en pantalla. Las operaciones exportadas quedarán marcadas, de forma que no volverán a ser exportadas ni podrán ser modificadas dentro de adminet.

En el caso de que haya realizado una migración de datos desde adminis u otro programa, los datos migrados se consideran ya enlazados contablemente y no son incluidos en nuevos enlaces, aunque su fecha sea posterior a la Fecha inicio.

Al finalizar el proceso se mostrará una ventana informando de las operaciones que se han exportado.

Si desea más información sobre como son los archivos generados por el enlace contable, haga clic sobre el programa, en la siguiente relación. Adminis, Contaplus, Sage 50C, Sage 200C, A3, A3CON.

Registro de enlaces contables en adminet

Por cada enlace contable que procesa, adminet guarda un registro, desde el cual se puede consultar el contenido de ese enlace y, si fuera necesario, volver a generar los ficheros de exportación.

Para consultar los enlaces contables debe ir a la opción Enlaces contables del menú Contabilidad.

Haciendo doble clic sobre uno de ellos, se abrirá una ventana que muestra el contenido.

La ficha contiene diferentes pestañas para los diferentes tipos de operación contenidas en el enlace. Haciendo doble clic sobre cualquiera de las operaciones que componen el enlace contable, se puede consultar esa operación.