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Recibos con forma de cobro Compensación contable

Introducción

Para qué sirve

CASO 1: Cobrar los gastos de comunidad de los departamentos cuyo propietario es el administrador

Si el administrador es propietario de departamentos que administra él mismo y las comunidades trabajan con cuenta de administrador, los recibos que se emita a sí mismo, si tienen la forma de cobro Compensación contable, van a ser cobrados automáticamente y cargados en la cuenta contable de gastos que decida el administrador. Lo más frecuente será una cuenta de gastos, por ejemplo del grupo 629.

CASO 2: Cobrar los recibos de propietarios cuyos departamentos son administrados en vertical con adminis

Adminis dispone de formas de cobro, (llamadas de cuentas internas) que permiten dar como cobrado un recibo de horizontal y cargarlo a su vez en una cuenta de cliente de vertical administrada por el mismo administrador.

ADMINET Vertical está en estos momentos en desarrollo y por lo tanto todavía no es posible realizar el cargo en la cuenta del propietario de vertical de estos recibos. Cuando esté operativo, existirá una nueva forma de cobro que permitirá este cargo en otra cuenta administrada. Se utilizó temporalmente esta forma de cobro para aprovechar la posibilidad de dar por cobrado el recibo de forma automática, contabilizándolo contra una cuenta contable transitoria.

En la versión 2018.06.01 se ha añadido la forma de cobro Compensación adminis vertical, con la que se simplifica considerablemente la posibilidad de cargar recibos de adminet-horizontal en las liquidaciones de adminis-vertical. 
En este documento mantenemos las explicaciones relativas al cargo en adminis de los recibos con forma de cobro Compensación contable, por si todavía lo está usando. Si este es su caso, le instamos a que cambie el procedimiento por el especificado para la forma de cobro Compensación adminis vertical.
Haga clic aquí para ver cómo funciona la forma de cobro Compensación adminis vertical.

Funcionamiento detallado

Ficha de comunidad / Contratos de propiedad

Al activar en el contrato de propiedad la forma de cobro Compensación contable, debe indicarse una cuenta contable.

Esta forma de cobro estará disponible cuando se den las siguientes condiciones:
  • Que el el administrador tenga activado el enlace contable.
  • Que la comunidad a la que pertenece el propietario trabaje con cuenta del administrador.

Emisión de recibos / Contabilización
Los recibos que se emitan con esta forma de cobro serán considerados como cobrados de forma automática.

El cobro de estos recibos generará cobros-pagos individuales que aparecerán en la liquidación. Estos cobros pagos individuales estarán asociados a un movimiento interno, es decir no aparecerán asociados a ningún movimiento de caja ni de banco.

Emisión de recibos / Impresión de recibos

Cuando finaliza la emisión de recibos, adminet deja abierta la ficha de la emisión realizada. En este momento se puede realizar la impresión de los recibos emitidos.

El proceso de Impresión de recibos propone inicialmente la impresión de los recibos cuyo estado sea Pendiente (no han sido registrados como cobrados) y cuya forma de cobro sea Pasan por despacho e Ingreso en cuenta/Transf.  De este modo los recibos podrán acompañarse como justificantes del gasto en la liquidación de vertical.

La impresión de estos recibos queda a criterio del administrador, aunque es más cómodo realizar la impresión de los recibos en el momento de contabilizarse el cobro de los mismos. 

Si se desea realizar la impresión de los recibos con forma de cobro Compensación contable, debe seleccionarse el estado Cobrados y la forma de cobro Compensación contable.

Procesos / Realizar enlace contable

Cuando el procedimiento Procesos / Realizar enlace contable exporta el asiento correspondiente a estos recibos cobrados, genera un asiento por cada Cuenta de compensación que participe en el proceso. Carga en el debe de esta cuenta un solo apunte por el total de recibos cobrados y abona en el haber de la cuenta de cada comunidad, grabando un apunte por cada uno de los conceptos que tenga cada recibo.

Proceso en ADMINIS para la la solución del CASO 2

En este documento mantenemos las explicaciones relativas al cargo en adminis de los recibos con forma de cobro Compensación contable, por si todavía lo está usando. Si este es su caso, le instamos a que cambie el procedimiento por el especificado para la forma de cobro Compensación adminis vertical.

Ficha de comunidad / Contratos de propiedad en adminet

Los contratos de propiedad cuya forma de cobro en adminis hubiera sido de Cuentas internas, y que tenga activa en adminet la de Compensación contable deberán indicar en la casilla Cuenta de compensación una misma cuenta contable. Puede ser la que el administrador desee, pero se recomienda que sea una cuenta cuya única finalidad sea controlar la correcta imputación de estos recibos en vertical.

Registrar una plantilla con los cargos a efectuar

Para poder registrar los gastos en las liquidaciones de vertical de la forma más rápida posible debe utilizarse el proceso Maestros / Entrada masiva de pagos.
La ventana se abre ya permitiendo dar de alta una plantilla. Indique un nombre de proveedor, por ejemplo ADMINISTRADOR DE FINCAS. Desactive la casilla Aplicar IVA y active la casilla Contrapartida única.

A continuación detalle uno por uno los recibos de comunidad que se deben cargar en las fincas de vertical. Indique la finca, el concepto de gasto y el importe. Marque las líneas conforme no llevan IVA.

En el detalle de contrapartidas, debe introducir la misma cuenta que se ha especificado en los contratos de propiedad de ADMINET, indicar que se trata de un Haber y el importe total de los cargos que se realizarán.

Una vez completada la plantilla se guardará con el nombre que se desee.

Cargar la plantilla y contabilizar

Cada vez que se emitan en ADMINET recibos con la forma de cobro Compensación contable se deberá acceder en ADMINIS-Vertical a Maestros / Entrada masiva de pagos y:

1.- Localizar la plantilla de pago correspondiente a los recibos de comunidades.

2.- Indicar la fecha con la que se va a contabilizar.

3.- Cambiar las ampliaciones de concepto para 1er idioma y 2º idioma.

4.- Hacer clic en el botón Traspasar para que se ejecute el cargo y contabilización de la plantilla.

5.- Cuando el programa pregunta si se desea guardar los cambios en la plantilla contestar que sí.

Importante

  • Si en ADMINET se emiten recibos con forma de cobro compensación contable y con diferentes periodicidades, lo más cómodo en adminis es tener una plantilla de entrada masiva de pagos para cada periodicidad. De este modo en adminis se procesarán sólo los cargos correspondientes al periodo de los recibos emitidos.
  • En el caso de que una comunidad actualice cuotas, si tiene contratos de propiedad con forma de cobro compensación contable se deberán modificar también esos importes, de forma manual, en la plantilla de entrada masiva de pagos correspondiente.
  • Si a una comunidad se le emite una derrama y tiene recibos con forma de cobro compensación contable que deban ser cargados en vertical, lo más cómodo para el usuario es registrar esos pagos a través de caja, usando como contrapartida la que se haya indicado en la ficha del contrato de propiedad de ADMINET.