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Establecer saldos iniciales en una comunidad

Introducción

Este documento pretende ayudarle a registrar correctamente el saldo inicial de una comunidad, cuando ésta se da de alta habiendo tenido ya actividad económica. Además, verá cómo distribuir este saldo entre los departamentos, si desea llevar el saldo individualizado.

Le recordamos que tiene a su disposición vídeos que le muestran cómo dar dar de alta una comunidad nueva. Haga clic aquí para ir a la página que contiene esos vídeos.

Cuando empieza a trabajar con una comunidad que ya operativa, normalmente su trabajo empezará recibiendo una liquidación, a una fecha determinada y con un saldo final. 
  • Si la comunidad tiene cuenta propia, además recibirá un extracto de la cuenta bancaria, en el que se podrá comprobar dicho saldo. 
  • Si la comunidad no tiene cuenta propia, deberá regularizar con el antiguo administrador ese saldo de liquidación. 
    • Si el saldo es a favor de la comunidad, el antiguo administrador deberá entregarle el dinero correspondiente a ese saldo. 
    • Si el saldo es en contra de la comunidad, deberá entregarle usted a él el importe de ese saldo, para que la comunidad, a partir de ahora, se lo deba a usted.
A continuación se detalla el procedimiento de trabajo a realizar en adminet para indicar correctamente estos saldos iniciales.

Procedimiento de trabajo

Indicar saldos de última liquidación en la ficha de la comunidad

Los saldos de una comunidad se introducen desde el botón Saldos liquidación de su ficha.

Haga clic aquí para ver cómo funciona este botón.

Por lo que respecta al saldo, se pueden dar diferentes casuísticas:
  • Que le faciliten un saldo individualizado por cada departamento
En este caso, al introducir el saldo, a través del botón Saldos liquidación, en la casilla Gestión de saldo, escoja la opción Por departamento. e indique el saldo global de la comunidad y el desglose por cada departamento, 
  • Que le faciliten un saldo global de la comunidad y que usted desee seguir trabajando con un saldo global
En este caso, al introducir el saldo, a través del botón Saldos liquidación, en la casilla Gestión de saldo, escoja la opción Por comunidad. De este modo sólo deberá indicar el saldo global.
  • Que le faciliten un saldo global de la comunidad pero usted prefiera trabajar con saldo individualizado por cada departamento
Este es el caso más complejo. Deberá decidir o negociar con la comunidad cómo se distribuye ese saldo entre los departamentos. Lo más habitual es hacerlo a partes iguales o por coeficiente de escritura. Una vez lo sepa debe calcular el saldo de cada departamento e introducirlo a través del botón Saldos liquidación, escogiendo, en la casilla Gestión de saldo, la opción Por departamento.

Si necesita ayuda para determinar, a partir del saldo global de la comunidad y los recibos pendientes de cobro, el saldo de cada departamento, haga clic aquí.

Asignar el saldo de la cuenta de banco de la comunidad

El saldo inicial de la cuenta bancaria se establecerá automáticamente al cargar el extracto bancario en formato Norma 43.

Asignar el saldo de liquidación en contabilidad

Si la comunidad no tiene cuenta propia, deberá registrar en su contabilidad el traspaso económico entre usted y el antiguo administrador. 

Si el antiguo administrador le entrega a usted el saldo a favor de la comunidad, el asiento que deberá registrar tendrá las siguientes características:
  • Un debe en la cuenta de tesorería en la que ingrese el dinero (normalmente banco o caja).
  • Un haber en la cuenta o cuentas de fondos de la comunidad. Si la comunidad tiene fondo de reserva o derramas en marcha y usted separa estos fondos contablemente, deberá separarlo en varios apuntes. Si en la ficha Datos empresa tiene activado el enlace contable, en la sección Estructura de liquidación de la ficha de la comunidad tiene indicadas las cuentas contables de fondos.
Si el saldo es en contra de la comunidad, deberá entregarle usted a él el importe de ese saldo, para que la comunidad, a partir de ahora, se lo deba a usted.
  • Un haber en la cuenta de tesorería desde la que pague el dinero (normalmente banco o caja).
  • Un debe en la cuenta o cuentas de fondos de la comunidad. Si la comunidad tiene fondo de reserva o derramas en marcha y usted separa estos fondos contablemente, deberá separarlo en varios apuntes. Si en la ficha Datos empresa tiene activado el enlace contable, en la sección Estructura de liquidación de la ficha de la comunidad tiene indicadas las cuentas contables de fondos.