Facturas de alquiler

Introducción

Se emiten facturas de alquiler sólo de aquellos recibos cuyo contrato tiene activada la casilla Generar factura de alquilerHaga clic aquí para ver información importante relacionada con la casilla Generar factura de alquiler.

Las facturas de alquiler las emite el arrendador al inquilino. En adminet las facturas de alquiler se emiten en un proceso posterior al de la emisión de recibos. Sólo se emitirán facturas a aquellos inquilinos que lo tengan indicado en su ficha de contrato de alquiler. 

La numeración de facturas seguirá una lógica parecida a la que se sigue en las facturas emitidas por el administrador, con la salvedad de que el numerador de facturas se gestiona por NIF de arrendador (cada NIF de arrendador tiene una numeración de facturas propia). De este modo, si se diera la circunstancia de que dos arrendadores tuvieran el mismo NIF, ambos utilizarían el mismo numerador. 

Cada factura de alquiler tiene un número de factura y una fecha de emisión. Las facturas se deben ordenar por fechas y su numeración debe ser correlativa y sin saltos. Para garantizar esta norma, la numeración de facturas la controla y gestiona directamente el programa. 

El número de factura tiene un formato: aaaa.nnnnnn, donde:
  • aaaa corresponde a los 4 dígitos del año en que se emite la factura. 
  • nnnnnn es el correlativo que identifica la factura dentro de la serie y año.
Por lo que respecta a la fecha de emisión, adminet también controla que no se pueda emitir una factura de un arrendador con una fecha anterior a la de la última factura emitida para ese arrendador en ese año.

La fecha de emisión de la factura no se determina al emitir el recibo, sino en el proceso de emisión de facturas de alquiler. Por ese motivo, si se desea que la fecha sea coincidente, se recomienda emitir las facturas justo después de emitir los recibos.

Es muy importante que antes de tratar de emitir facturas de alquiler lea detenidamente el apartado destinado a la configuración de este mismo documento. Configure su plantilla de factura, arrendadores, inquilinos y contactos antes de emitir ninguna factura.

Adminet permite al administrador retener y guardar el importe del IVA repercutido de las facturas de alquiler para disponer de él en el momento de realizar el pago del IVA por cuenta del arrendador. Haga clic aquí para conocer este procedimiento.

Configuración

Plantilla de factura de alquiler

La plantilla de la factura de alquiler se puede encontrar accediendo al menú Plantillas de texto y haciendo clic en  Plantillas para facturas de alquiler.

Aspecto de la factura de alquiler

La factura de alquiler tiene el siguiente aspecto.

El pie de la plantilla presenta un escrito de muestra genérico relacionado con la Ley de Protección de Datos (LOPD) que deberá adaptar a sus necesidades.

Configuración en la ficha del arrendador

Las facturas de alquiler tienen, por defecto, el mismo diseño para todos los arrendadores. Ese diseño es el establecido en la Plantilla por defecto comentada en el apartado anterior.

No obstante, si lo cree necesario, puede personalizar el diseño para algún arrendador, accediendo a la sección Configuración de su ficha y haciendo clic en la pestaña Facturas de alquiler.

Como puede ver en la imagen, por defecto tiene configurado Utilizar plantilla estándar para generar facturas de alquiler. Si activa Utilizar plantilla propia para generar facturas de alquiler podrá acceder a la lista de plantillas para escoger otra e incluso crearla en ese momento.

Sí desea que en lugar de aparecer los datos fiscales del arrendador en modo texto, se imprima un logo del mismo, haga clic en el botón Imagen para logo facturas... y se abrirá una ventana para que cargue el logo del arrendador.

Recuerde que esta configuración servirá únicamente para este arrendador. Si otros arrendadores deben usar la misma plantilla, deberá activarla en todos ellos.

Configuración en la ficha del contrato de alquiler

Para aquellos inquilinos que soliciten recibir la factura de alquiler, deberá acceder a su contrato de alquiler y activar en la pestaña Datos recibo la casilla Generar factura de alquiler.

Además deberá acceder a la ficha de contacto del inquilino para rellenar aquella información que sea necesaria. Esta información la puede ver en el siguiente apartado.

Configuración en la ficha del contacto

Para poder emitir facturas de alquiler a un contacto, es necesario que tenga registrado su DNI o CIF y su dirección fiscal.

Además, en la pestaña Envío facturas de alquiler (que sólo es visible si el contacto forma parte de algún contrato de alquiler al que se deba emitir factura) debe indicar cómo se le remitirán las facturas de alquiler.

Si escoge correo postal, la factura se imprimirá en papel. Si escoge Por email, el proceso de envío de facturas de alquiler no la imprimirá y la remitirá directamente por correo a la cuenta o cuentas de correo que haya indicado en esta misma ventana.

Estas cuentas de correo deben haber sido añadidas, previamente en la pestaña Formas de contactar.

Procesos

Emisión de facturas de alquiler tras la emisión de recibos

Al finalizar el proceso de emisión de recibos, se abre la ficha de la emisión. Se ha incorporado un nuevo botón en esa ventana que permite emitir las facturas de alquiler a los inquilinos.

Asistente para emitir facturas de alquiler

Al hacer clic en el botón Emitir facturas de alquiler, se abre el asistente que le guiará durante el proceso. Se solicita la fecha de emisión de las facturas.

No se debe confundir esta fecha con la de emisión de los recibos, aunque siempre que se pueda es recomendable que sí coincidan.

La siguiente ventana localiza los recibos de los que se emitirá factura y los muestra en pantalla. Si lo desea que no se emita factura de alguno de los recibos puede desmarcarlo.

Se incorpora un control previo a la emisión de las facturas por el que se comprueba que la fecha de emisión indicada en pantalla sea válida para todos los arrendadores que vayan a emitir facturas. Si alguno ha emitido ya facturas con una fecha posterior a la escogida, se mostrará una ventana con la incidencia y no se realizará la emisión.

Si se da este caso puede realizar el proceso con otra fecha que permita la emisión de todas las facturas o bien desmarcar los inquilinos del arrendador con facturas emitidas en fecha posterior y procesar, posteriormente, las facturas de ese arrendador con otra fecha.

Al hacer clic en Finalizar adminet analiza la corrección de todos los datos para poder emitir las facturas. Si detecta incidencias las muestra en una ventana como la siguiente. En este caso debe cancelar el proceso, corregir las incidencias y volver a repetir la emisión de facturas de alquiler.

En cambio, si no detecta ninguna incidencia, emite las facturas y deja abierta la ventana de la emisión de facturas de alquiler. Puede ver que las dos primeras columnas corresponden al número de factura y a la fecha de emisión.

Emisiones de facturas de alquiler

Una emisión de facturas de alquiler agrupa todas las facturas que se han emitido en un mismo proceso. Se puede acceder a la lista de emisiones accediendo al apartado Alquileres y haciendo clic en la opción Emisiones de facturas de alquiler.

Haciendo doble clic sobre una línea de la lista, se abre la ficha de la emisión.

En esta ventana se pueden ver datos generales de la emisión, como su fecha de creación, fecha con la que se han emitido las facturas, el usuario que ha efectuado la emisión y las fechas de la última impresión de las facturas y del último envío al inquilino. Además se muestra la relación de facturas que componen esta emisión. 

En la parte superior de la ventana dispone de botones que le permiten Imprimir facturas y Enviar a inquilinos.

Imprimir facturas

Tras solicitar la impresora de destino, realiza la copia impresa de las facturas para su archivo en papel.

Enviar a inquilinos

Este proceso remite a cada inquilino su factura, según la forma de envío escogida en su ficha de contacto, a través de un asistente cuya primera ventana muestra las facturas a enviar. Si desea no enviar alguna de ellas puede desmarcarla.

La siguiente ventana asigna a cada factura la forma de envío registrada en la ficha del contacto. Si alguno no tiene escogida la forma de envío, aparecerá en color rojo y no se enviará.

A partir de aquí el comportamiento del asistente es el mismo que se explica en el vídeo que puede ver sobre el asistente de notificaciones. Haga clic aquí para acceder a los videos tutoriales.

Facturas emitidas de alquiler

Se puede acceder a la lista de facturas emitidas de alquiler accediendo al apartado Alquileres y haciendo clic en la opción Facturas emitidas de alquiler.

A través del buscador puede obtener una lista de facturas. Haciendo clic en una de las líneas abrirá la ficha de la factura.

En esta ventana puede ver un grupo de datos que identifican el emisor y receptor de la factura, su fecha de emisión y número.

Más abajo, en la pestaña Conceptos e importes se pueden ver los datos económicos de la factura de alquiler.

Y en la pestaña Notificaciones y comunicados, todas las comunicaciones realizadas desde esta factura.

En la parte superior de la ventana tiene una cinta con botones que le permiten abrir el recibo que origina esta factura, abrir la emisión de facturas que contiene esta factura o visualizar el pdf correspondiente a la factura de alquiler.

Comunicados

Los comunicados enviados desde el botón Enviar a inquilinos de la ficha de la Emisión de facturas de alquiler incorporan un botón que permite acceder a la factura de alquiler directamente desde el comunicado.

Emitir facturas a un inquilino de recibos emitidos con anterioridad

Puede darse el caso de que un inquilino le solicite las facturas de alquiler tras haberle emitido recibos durante diversos meses. En ese caso debe proceder del siguiente modo:

Comprobar si el arrendador de ese departamento ya está emitiendo facturas a otros inquilinos

Si ya está emitiendo facturas a otros inquilinos, debemos entender que la ficha del arrendador está correctamente configurada. En caso contrario debe comprobar su configuración, tal y como se indica en el apartado Configuración de este mismo documento.

Configurar la ficha del inquilino y del contacto para que pueda recibir facturas de alquiler

En el apartado Configuración de este mismo documento indica cómo debe realizar esta configuración.

Determinar a qué recibos se debe emitir factura de alquiler

Acceder a los recibos y activar la casilla Emitir factura de alquiler. Esta casilla podrá activarla aunque el recibo esté cobrado.

Emitir las facturas de alquiler

En este caso, para emitir las facturas de alquiler debe hacerlo desde el menú Procesos, accediendo a la opción Emitir facturas de alquiler.

Se abrirá el asistente. Deberá indicar la fecha de emisión de las facturas. Tenga en cuenta la fecha de la última factura emitida para el arrendador, ya que no puede ser anterior a esa.

Escoja Seleccionar recibos manualmente y haga clic en Siguiente.

Ahora debe ir añadiendo los recibos a los que anteriormente ha activado la casilla Emitir factura de alquiler. haga clic en Añadir recibo.

En el selector de recibos, localice los recibos del inquilino. Es importante que en Estado de cobro indique Todos, ya que posiblemente haya recibos cobrados y pendientes de los que desee emitir factura.

Una vez localizados los recibos, escoja los que necesite y haga clic en Seleccionar y cerrar.

Los recibos se habrán añadido a la lista de recibos del asistente. Haga clic en Finalizar para emitir las facturas.

Una vez emitidas las facturas se abre la ficha de la emisión, desde la que puede imprimir su copia de facturas (si las necesita en papel) y enviarlas al inquilino según la forma de envío que haya escogido en la ficha del contacto.

Inclusión de conceptos no liquidables en la factura de alquiler