Cobro de recibos por carta de pago (Norma 57)

Introducción

La Norma 57 es un método de cobro de recibos consistente en que los recibos no domiciliados pueden ser cobrados en cajeros automáticos o en oficinas bancarias, y no en el despacho del administrador. 

La activación de esta nueva funcionalidad debe ser evaluada por el administrador, pues si bien las entidades bancarias cobran la prestación de este servicio, se ahorra mucho tiempo del personal de la oficina, evitando las interrupciones que provocan el cobro de cada recibo y las conversaciones paralelas surgidas de la visita de los inquilinos.

El funcionamiento de este método de cobro se resume en tres pasos.
  1. El administrador tras generar los recibos, le emite y remite al inquilino un documento para que realice el pago en cualquier oficina bancaria de la entidad con la que trabaja el administrador.
  2. El inquilino se persona en cualquier oficina de la entidad bancaria y bien en ventanilla o bien en el cajero automático, realiza el pago del recibo. El banco sella el documento o le graba la banda magnética acreditativa del cobro.
  3. El administrador, a través de banca electrónica se conecta con el banco para descargar un archivo con los cobros realizados por el banco. Procesa este archivo desde adminet y se contabiliza automáticamente el cobro.

Tenga presente que se trata de un procedimiento de trabajo que requiere un acuerdo previo con su entidad bancaria. Consulte con diferentes entidades para evaluar el coste de este servicio y decida si el ahorro de visitas para el pago de recibos en su oficina compensa ese coste y si a la larga puede ayudar a obtener un mayor número de domiciliaciones y una mayor efectividad en las tareas del despacho.

A continuación se explica el funcionamiento de cada una de las opciones del programa implicadas en el funcionamiento de este método de cobro.

Configuración

Comisión por gastos de emisión

Para los recibos que sean emitidos por cuenta bancaria del administrador, el administrador puede, opcionalmente, añadir al recibo comisiones por gastos de emisión. Estos gastos de emisión se deben especificar en la sección Gestión de recibos de la ficha Datos empresa

Adaptar plantilla de carta de pago de Norma 57

Si desea personalizar o modificar la plantilla de la carta de pago puede hacerlo accediendo al menú Plantillas de texto y escogiendo la opción Plantilla de norma 57 del apartado Alquileres.

Activar forma de cobro Norma 57 en contratos de alquiler

Los inquilinos a los que se desee enviar la carta de pago deben tener seleccionada, en su contrato de alquiler, la forma de cobro Norma 57, como se puede ver en la siguiente imagen.

Configurar forma de envío específica para tipo de notificación Norma 57

En la ficha del contacto correspondiente al inquilino, se puede prefijar una forma de envío específica por cada tipo de notificación. Si desea que a un inquilino concreto se le remita la notificación por una forma de envío concreta, especifíquelo. Para especificar la forma de envío de la Norma 57, debemos arrastrar desde Emails y direcciones el mail o dirección postal hacia el nodo Norma 57. Esto predeterminará a este contacto con esta forma de envío para Norma 57.

Modo de uso

Confeccionar y enviar los documentos de Norma 57

El envío de los documentos de Norma 57 se realiza desde la ficha de la emisión de recibos específicamente desde el botón Enviar notificaciones Norma 57.

En el primer paso del asistente de envío, se debe especificar la fecha límite de pago. Esta fecha aparece impresa en el documento. No se permitirá el pago del documento pasada esta fecha. 

En el siguiente paso debe seleccionar las formas de envío de las cartas de pago.

Al preparar el envío, para cada propietario, adminet analizará si tiene en su ficha de contacto una forma de notificación predeterminada para la Norma 57. Si la tiene, usará esa forma de envío. Si no, utilizará la especificada en el asistente. 

En el siguiente paso debe seleccionar y comprobar los destinatarios a los que se enviarán las notificaciones con las cartas de pago.

Al finalizar este asistente, se imprimirán las cartas de pago Norma 57 para los envíos postales y se enviarán por email a aquellos destinatarios que así lo tengan marcado.

Emitir carta de pago de recibos pendientes o devueltos

Desde un recibo pendiente o devuelto, independientemente de su forma de cobro, también puede imprimir el documento de pago, usando el botón Generar notificación de pago por Norma 57. De este modo puede emitir este documento de pago para cualquier inquilino que tenga recibos pendientes, redirigiéndolo a la entidad bancaria correspondiente.

Registrar los cobros desde soporte magnético

Los pagos realizados por carta de pago Norma 57 son recibidos por el administrador a través de un archivo bancario, que habitualmente se descarga a través de la banca electrónica. Este archivo debe ser procesado a través de la opción Procesar Norma 57 del menú Procesos.