Correspondencia contable entre adminet y adminis

Introducción

El traspaso económico de adminis a adminet traspasa, junto con las fichas maestras, las cuentas contables correspondientes a cada una de ellas.

Este documento pretende facilitar al usuario una guía para verificar y completar, si es necesario, estos datos. 

Si desea obtener más información sobre cómo funciona el enlace contable de adminet, haga clic aquí.

Para facilitar la introducción de las cuentas en la ventana del plan contable de adminet, este documento seguirá ese mismo orden.

Ventana del plan contable

En adminet, la ventana que se abre al hacer clic en el botón Plan contable del menú Configuración es la siguiente.
 
Las cuentas se agrupan por tipos, según su naturaleza. Haciendo clic en el botón que se encuentra a la izquierda del título del grupo, éste se puede comprimir, lo que permite ver nuevos grupos de cuentas, sin tener que desplazar la lista.

A la derecha de cada descripción de cuenta deberá indicar el número de cuenta en su contabilidad.

Puede darse el caso de que usted determine que esa cuenta no la va a utilizar nunca. Recomendamos asignar un mismo número de cuenta para todos esos casos, debiendo tener esa cuenta abierta en su plan contable. Podría poner, por ejemplo la cuenta 555000000000.

Varios


Comunidades: Cobros y pagos de comunidades con cuenta propia realizados por caja o por cuenta del administrador: Se trata de la cuenta en la que se registrarán los cobros y pagos realizados desde cuentas de caja y banco del administrador para cobrar recibos y pagar facturas de comunidades que tienen cuenta propia. 

En adminis se puede encontrar esta cuenta definida en la pestaña Contabilidad de la ficha del administrador (Maestros/Administradores).

Comunidades: Anticipos de recibos: Es la cuenta en la que se registrarán los ingresos realizados por los propietarios, correspondientes a recibos que todavía no se han emitido. 

En adminis no está definida esta cuenta. 

Caja: En adminis, las cuentas de caja se encuentran detalladas en la pestaña Caja de la ficha del administrador (Maestros/Administradores). Puede haber más de una. Se trata de las cuentas que empiezan por 570.

Si tiene varias cuentas de caja y necesita abrir más cajas en adminet puede hacerlo desde la opción de menú Datos básicos/Cajas.

Impuestos


En este grupo se encuentran todas las cuentas posibles, relacionadas con el IVA y las retenciones de IRPF. Es muy probable que algunas de ellas no las vaya a utilizar nunca. Por ejemplo, si su administración es una SA o SL, nunca utilizará las cuentas de IRPF de facturas emitidas. Como ya se indica más arriba, ponga a todas esas cuentas que no va a utilizar el mismo número. Por ejemplo el 555000000000. Recuerde que esa cuenta debe estar abierta en su plan contable.

A continuación se relacionan las cuentas cuya correspondencia se puede encontrar en adminis.

IRPF 15% (Facturas emitidas): Si usted dispone del módulo de facturación de adminis, encontrará esta cuenta en la opción de menú Tablas/Parámetros.

IRPF 15% (Facturas recibidas proveedores): En los asientos predefinidos del módulo de contabilidad de adminis, debe localizar aquellos que utilice para el registro de facturas de compra y buscar la cuenta del grupo 475 que utiliza para contabilizar las retenciones de IRPF de las facturas de sus proveedores. Si hasta ahora no está contabilizando facturas de compra, localice esa cuenta en el predefinido 4100.

IVA GENERAL (Facturas emitidas): En adminis las facturas de honorarios de comunidades emitidas desde el módulo de horizontal se contabilizan a través del predefinido 220. Localice en este asiento predefinido la cuenta del grupo 477 que se está utilizando.

IVA GENERAL (Facturas recibidas de proveedores): En los asientos predefinidos del módulo de contabilidad de adminis, debe localizar aquellos que utilice para el registro de facturas de compra y buscar la cuenta del grupo 472 que utiliza para contabilizar el IVA general (21%) de las facturas de sus proveedores. Si hasta ahora no está contabilizando facturas de compra, localice esa cuenta en el predefinido 4100.

IVA REDUCIDO (Facturas recibidas de proveedores): En los asientos predefinidos del módulo de contabilidad de adminis, debe localizar aquellos que utilice para el registro de facturas de compra y buscar la cuenta del grupo 472 que utiliza para contabilizar el IVA reducido (10%) de las facturas de sus proveedores. Si hasta ahora no está contabilizando facturas de compra, localice esa cuenta en el predefinido 4100.

Cuentas bancarias del administrador


Cada cuenta bancaria aparece dos veces en la relación de cuentas. En una se incluye el texto (Al cobro) y en la otra (Al descuento).

Cuenta bancaria (Al cobro): Debe indicar la cuenta contable correspondiente al banco cuyo IBAN se especifica en la descripción. La puede encontrar en la opción de menú Maestros/Cuentas del administrador de la aplicación de Horizontal de adminis.

Cuenta bancaria (Al descuento): La cuenta bancaria al descuento se utiliza únicamente si el administrador emite facturas que son remesadas a la entidad bancaria para su cobro anticipado (al descuento). Lo normal es que esta cuenta corresponda al grupo 5208.

Si todas las facturas emitidas por el administrador se cargan en liquidación o se remesan al cobro, debe colocarse la misma cuenta que se ha indicado en la Cuenta bancaria (Al cobro).

Conceptos del administrador


En este grupo se encuentran 
  • Los conceptos de gastos del administrador.
  • Los conceptos de ingresos por emisión y devolución de recibos y facturas. 
Para cada concepto de gasto del administrador debe indicar la cuenta del grupo 6 de su contabilidad en la que desea registra las compras por ese concepto.

Los conceptos de ingresos por emisión y devolución de recibos y facturas son los siguientes:

Devolución de recibos de comunidades: La cuenta que se utiliza en adminis la puede encontrar en el asiento predefinido 110.

Devolución de vencimientos de facturas: En adminis no se encuentra definida esta cuenta.

Emisión de recibos de comunidades: La cuenta que se utiliza en adminis la puede encontrar en el asiento predefinido 110.

Servicios del administrador

Se trata de los conceptos por los que el administrador factura servicios a sus clientes.

Para cada uno de ellos debe indicar una cuenta del grupo 7. La que se utiliza en adminis para registrar los honorarios de administración de comunidades la puede encontrar en el asiento predefinido 220 de la contabilidad.

Si en las facturas de honorarios de administración incluye lo que adminis denominaba Impresos y suplidos, la cuenta que le corresponde la puede encontrar también dentro del predefinido 220.

Clientes (Gestoría)


Para cada cliente de gestoría se solicitan dos cuentas. Una es la cuenta de cliente (grupo 430). La otra, con el texto (Al descuento), es la cuenta en la que se contabilizarán los efectos remesados al descuento, mientras no hayan vencido. Según el Plan General Contable deben ser cuentas de grupo 4311. Si usted no va a realizar remesas al descuento, indique, para cada cliente, la misma cuenta del grupo 430 en ambas líneas.

Si utiliza el módulo de facturación de adminis, el cliente, además de tener una cuenta abierta en el plan de cuentas, también tendrá una ficha de cliente en la opción Maestros/Clientes del módulo de contabilidad, En esa ficha se hará referencia al número de cuenta contable del cliente.

Clientes (Comunidades)


Para todas las comunidades se solicita la cuenta contable como cliente. A esta cuenta se le facturarán los honorarios por los servicios que le presta la administración. 

En adminis esta cuenta se encuentra dentro de la ficha de la comunidad.

Clientes (Arrendadores)


Para todos los arrendadores se solicita la cuenta contable como cliente. A esta cuenta se le facturarán los honorarios de todas las facturas que se le emitan, incluyendo los de administración, que se calculan y cargan en la liquidación. 

En adminis, se contempla la posibilidad de contabilizar la venta al cliente en una cuenta por cada finca o en una única cuenta para cada propietario. Este parámetro se encuentra en la ficha del administrador.

Si se indica Propietario, la cuenta de cliente se encuentra en la ficha del propietario.

Si se indica Finca, la cuenta de cliente se encuentra en la ficha de la finca.

Clientes (Perceptores de reparto)

Sigue la misma filosofía que el arrendador. En adminis, si el perceptor no tiene fincas propias, no recibe ninguna factura.

Proveedores


Para cada proveedor debe indicar la cuenta (generalmente del grupo 41) en la que registra las compras que le realiza.

En adminis, el proveedor, además de tener una cuenta abierta en el plan de cuentas, también puede tener una ficha de proveedor en la opción Maestros/Proveedores del módulo de contabilidad, En esa ficha se hará referencia al número de cuenta contable del proveedor.

Comunidades


Para las comunidades que se administran con cuenta bancaria de administrador, el programa solicita la cuenta de fondos para cada grupo de liquidación. Si tiene fondo de reserva o derramas, añadirá más líneas para que indique sus respectivas cuentas.

Estas cuentas las puede encontrar en adminis situadas en la ficha de cada comunidad.

Las comunidades que se administran por cuenta bancaria propia, no aparecerán en esta lista.

Si ya está llevando su contabilidad con adminis, indique las mismas cuentas que ya tenga definidas allí. 

Si va a iniciar ahora su contabilización con adminis, le recomendamos usar el grupo de mayor 561 para los fondos de comunidades y derramas y el 185 para los fondos de reserva.

Arrendadores


Para los arrendadores, el programa solicita la cuenta de fondos para cada hoja y cada grupo de liquidación. En la hoja identifica el nombre del arrendador y el nombre de la finca. En el grupo de liquidación, únicamente el nombre de la finca.

La cuenta de la hoja de liquidación se encuentra ubicada en la ficha del propietario.

La cuenta del grupo de liquidación se encuentra ubicada en la ficha de la finca.

Perceptores de reparto


Para los perceptores de reparto, el programa solicita la cuenta de fondos para los cobros y pagos que se le realicen. 

Esta cuenta se encuentra ubicada en la ficha del propietario de adminis correspondiente al perceptor.

Inquilinos de vertical


Únicamente se solicita cuenta contable para aquellos inquilinos a los que se permite cargar en el recibo conceptos no liquidables. 

Estas cuentas las puede encontrar en adminis situadas en la ficha de cada inquilino.