Protocolo de migración de Adminis PH a Adminet PH


Introducción

Este documento pretende ser una pequeña guía del camino que va a seguir para aprender a manejar Adminet, traspasar sus datos del módulo de Horizontal de Adminis y empezar a trabajar con Adminet con total seguridad.

Recomendamos una lectura atenta del mismo para familiarizarse con el procedimiento que vamos a seguir para que pase a trabajar con Adminet de forma satisfactoria.

Es recomendable hacer hincapié en el apartado Traspaso de datos. En él se detallan los datos que se traspasan, los que no se traspasan y se dan algunas recomendaciones que se deben seguir tras el traspaso.

Instalación de Adminet

El servidor de Adminet  y su base de datos SQL Server pueden estar alojados un servidor de su despacho o en el servicio cloud que Pragma pone a su disposición. La instalación la efectuará siempre personal cualificado de Pragma Informática, en colaboración, si es necesario, de su servicio técnico.

Una vez instalado el servidor, se instalará el programa cliente de adminet en todos los ordenadores desde los que desee usarlo. Nuestros técnicos le facilitarán información muy simple para que lo pueda instalar en todos los equipos que desee.

Formación de los usuarios

Tras la instalación del programa, los usuarios de adminet P.H. deberán acceder a la plataforma de formación on-line de Pragma, que les permitirá adquirir los conocimientos necesarios para garantizar el buen uso del nuevo programa.

En esta fase de formación, un tutor de Pragma atenderá personalmente todas las consultas que surjan.

El tiempo medio de duración de los cursos on-line es de 3 horas por usuario. Los usuarios tendrán el acceso disponible durante todo el proceso de implementación de Adminet.

Traspaso ordinario de adminis con adminet

El traspaso ordinario debe realizarse previamente al traspaso económico de las comunidades. Se encarga de dar de alta la estructura de la comunidad, departamentos y datos básicos (nombres, direcciones, teléfonos, etc.). Un técnico de Pragma se encarga de la configuración de este traspaso.

El traspaso ordinario permite empezar a trabajar con los módulos de incidencias y comunicados.
 
En el caso de que se tenga activada la Oficina 24H, el usuario debe decidir, en este momento, si quiere traspasar los documentos de las comunidades de Adminis (Gestión documental). En caso afirmativo debe indicarlo a Pragma antes de iniciar el proceso de traspaso. Los documentos que se traspasan corresponden a las liquidaciones, actas y documentos asociados a la comunidad.

Informe de validación del traspaso de Adminis PH a Adminet PH

Este proceso requiere que se haya realizado un traspaso ordinario de adminis hacia adminet dentro de las últimas 24h. Si el traspaso ordinario no ha sido exitoso se deberán corregir los errores del informe y volver a ejecutarlo.

El informe de validación analiza los datos de las comunidades de adminis para comprobar su completa compatibilidad con adminet. Si detecta datos que no se podrán traspasar adecuadamente, los anota en un informe.

El usuario deberá ajustar los datos en Adminis. Contará con la colaboración y soporte de su tutor y/o un técnico de Pragma. Una vez realizados los ajustes, se procederá de nuevo a realizar la verificación hasta que no exista ninguna incompatibilidad.

Traspaso de información

Una vez superada la fase de verificación ya estaremos en disposición de realizar el traspaso. Se acordará la fecha del traspaso en función de la disponibilidad del usuario.

Tras la ejecución del traspaso de comunidades hacia Adminet, deberá activarlas. Le recomendamos leer el apartado Una vez traspasadas las comunidades deberá realizar las siguientes acciones de este documento.

Inicio del trabajo con Adminet

Finalizado el traspaso ya no se deberá volver a trabajar con Adminis Horizontal. Otros módulos que todavía no han sido traspasados a Adminet sí que pueden ser utilizados.

Durante la implementación de Adminet, el usuario contará con el soporte de su tutor en cualquier momento que lo necesite.

Una vez superada la fase de implementación se pasará a disponer del Servicio de Atención al Cliente que se ha venido utilizando siempre.

Traspaso de datos

Enlace contable con adminis

Si el administrador lleva su propia contabilidad informatizada y desea que las operaciones procesadas con adminet se vuelquen automáticamente a su contabilidad, debe activarse, en la ficha de Datos empresa,  el enlace contable. 

La activación del enlace contable, requerirá codificar en adminet todas las cuentas. Para más información sobre el funcionamiento del enlace contable haga clic aquí.

Si la contabilidad que usa es la propia de adminis, debe tener en cuenta una diferencia importante entre la forma de contabilizar de adminis horizontal y de adminet horizontal. 
  • Adminis horizontal contabiliza los movimientos de cada departamento en una cuenta independiente y tiene además otra cuenta para los gastos e ingresos comunitarios.
  • Adminet horizontal, contabiliza los movimientos de la comunidad y de todos sus departamentos en una sola cuenta. de este modo se permite reducir de forma muy notable el tamaño del Plan de cuentas.
Si usted está pasando de trabajar con adminis horizontal a adminet horizontal, durante el proceso de traspaso se generará un asiento contable para cada comunidad en el que se traspasará el saldo de cada departamento a su comunidad. De este modo la cuenta de la comunidad englobará todos los movimientos de la misma y su saldo contable deberá coincidir con el saldo de liquidación.